Performance Management

Většina společností buduje svůj informační systém v postupných krocích. Primární informační systém nebo systémy (ekonomický, provozní, výrobní, obchodní, …) bývají nejprve postupně doplňovány o reporty a analytické nástroje.

Pak přichází stádium, kdy máte podnikový reporting, analytické nástroje a systémy, business intelligence nebo manažerský informační systém a přesto ve vás přetrvává pocit, že potřebné informace pro řízení výkonnosti jednotlivých procesů, organizačních jednotek nebo celé firmy nemáte kompletní, snadno dostupné a včas.

Implementace systému řízení výkonnosti pomocí interaktivních manažerských panelů (dashboards) je pak dalším logickým krokem k dosažení vyšší efektivity podnikových operací. To je Performance Management (PM).

Budování typického řešení pro řízení výkonnosti je založeno na bázi KPIs(Key Performance Indicators), které jsou soustředěny a vizualizovány v přehledných tabulkách (scorecards). Další důležité komponenty PM je např. podpora komunikace výsledků KPI odpovědnými pracovníky firmy (tasky a alerting), benchmarking (porovnání výkonnosti) nebo  plánování a forecasting.

AMBICA realizuje pro své zákazníky PM s využitím nových technologií platformy Microsoft Business Intelligence.

Key Performance Indicator (KPI)

Obecně lze KPI definovat jako měření, které může předurčit úspěch podnikání. Aby byly výsledky měření efektivní, KPI by měl být vyhodnocován v čase a vyhodnocování by mělo být aktualizováno na základě časového intervalu. KPIs můžete využít k efektivnímu návrhu měření, která mohou být seskupena a pak zpřístupněna společně jako skupina. Jejich seskupením můžete vytvořit jedno místo, abyste mohli rychle zjistit, „jak jde byznys“.

KPIs nejsou jen čísla. Jsou reprezentací toho, co se děje s vaší organizací. Rychle sdělují uživateli, zda je nutné realizovat v organizaci nějaká „nápravná“ opatření.

Scorecards

Systém vyvážených ukazatelů výkonnosti podniku, Balanced Scorecard,je metoda v managementu, poskytující přehled výkonnosti metrik.

V kontextu PM můžeme scorecard popsat jako přehlednou tabulku definovaných KPI s porovnáním hodnot (výkon a cíl). Každý z klíčových ukazatelů výkonnosti představuje určitý aspekt výkonu organizace. Dohromady tato KPI poskytují  přehled o výkonu organizace v určitém časovém okamžiku.   Scorecard zobrazí i grafické indikátory, které vizuálně vyjadřují celkový úspěch či neúspěch směrem k dosažení daného cíle. Lze vytvořit hierarchický rozpad struktury KPI. Také umožňuje některé analytické funkce jako třídění či filtraci.

Dashboards

Dashboard je tzv. interaktivní řídící panel, je to vlastně specifický druh webové stránky, která může obsahovat několik typů objektů a je možno nastavovat některé její vlastnosti. Příklady objektů v dashboardu:

• Filtry – umožňuje výběr jedné nebo více položek. Jsou zobrazovány jen vybrané položky.
• Scorecardy – většina objektů v dashboardu je typu scorecard. Je určen především k vizualizaci KPI.
• Analytické grafy – v dashboardech jsou použity i analytické grafy. Přímo v prostředí dashboardu je možno pomocí nich provádět analýzy dat.
• Reporty.
• Ovládací prvky – v dashboardech je možno nalézt celou řadu ovládacích prvků. Mezi ovládací prvky lze zahrnout:
  1. filtry,
  2. rozklik řádků ve scorecardu,
  3. provázanost mezi jednotlivými objekty,
  4. kontextové menu.

Je zde možné publikovat nejrůznější informace z okolí firmy tak, aby manažeři měli k dispozici kompletní a okamžitý servis relevantních informací.

Dashboardy jsou vytvářeny převážně v prostředí Dashboard Designeru a jsou publikovány na SharePoint. K zajištění jejich fungování slouží jedna ze součástí SharePointu – Performance Point Services (PPS).

Benchmarking

Pokud vyjdeme z definice pojmu, benchmarking je nástroj strategického managementu. Jedná se o nepřetržitý a systematický proces porovnávání a měření produktů, procesů a metod vlastní organizace s těmi, kdo byli uznáni jako vhodní pro toto měření, za účelem definovat cíle zlepšování vlastních aktivit.

V praxi jde zpravidla o permanentní porovnání výkonnosti (dle stavu a zvolené hodnoty vybraných KPI) jednotlivých organizačních jednotek nebo jiných úseků, skupin, … mezi sebou.

Výsledkem jsou zjištění typu např:

Prodejna A společnosti X má v Jihočeském kraji stále nejvyšší tržby, ale v rámci ČR je až na desátém místě.

Komunikace hodnot KPI

Vytváření komentářů a jejich komunikaci mezi odpovědnými pracovníky pak umožňuje systém tasků a alertingu.

Funkcionalita tasků umožňuje uživatelům komentování hodnot jednotlivých ukazatelů, tj. vytváření opatření, která uživatelé navrhují, schvalují, vyhodnocují. Prostřednictvím tasků zpravidla komunikuje manažer s podřízeným, odpovědným za plnění ukazatele.

Procesy pro řízení stavů každého tasku pak umožňují oběma stranám vkládání poznámek k tasku, vyhodnocování tasku, upozorňování na změny stavu tasku.

Příklad stavů tasků:

• Vytvoř task.
• Čeká na schválení.
• Zpracovává se.
• Reakce.
• Hotovo.
• Uzavřeno.

Systém alertingu pak zajišťuje předání problémové informace uživateli, aniž by musel studovat „svůj“ dasboard. Systém mu sám zašle e-mailem varování = alert, o vzniklé zpravidla problémové situaci (neplnění ukazatele), a to včetně odkazu na odpovídající stránku dashboardu. Uživatel pak má možnost nebo povinnost situaci řešit, tj. založí tzv. opatření.

Systém alertingu provádí automatizované akce:

• Upozornění uživatele, že nějaké jeho KPI není plněno.
• Upozornění uživatele na povinnost vytvořit Opatření.
• Upozornění nadřízeného na neplnění výše uvedené povinnosti.

Plánování

Plánování a forecasting je jednou z komponent PM. Údaje plánu jsou zde využívány pro výpočty plnění definovaných ukazatelů, tj. ke zjištění stavu KPI, podle kterého jsou pak algoritmizovány další procesy či opatření.

Jako podporu pro tvorbu plánu AMBICA vytvořila komplexní plánovací systém Plan4s, který je určen pro plánování na úrovni centra i jednotlivých organizačních jednotek, s možností plánování „shora“,  „zdola“ i kombinací obou přístupů.

Technologie

Jednou z platforem pro spolupráci a sdílení informací, kterou využívá i PM, je SharePoint.

I nové verze aplikace Microsoft Office Excel umožňují analyzovat, spravovat a sdílet informace více způsoby než kdykoli dříve a pomáhají  tak ilustrovat důležité datové trendy a zvýrazňovat výjimky.

Podmíněné formátování včetně datových pruhů, škály barev, tepelných map, minigrafů a ikon ukazatelů výkonu  je možné použít pro analýzu výkonnosti a získání poznatků, na které je možné ihned reagovat.

Přínosy

Informace o aktuálním, plánovaném a historickém výkonu společnosti i všech stupňů její organizační struktury jsou

• Komplexní.
• Přehledné.
• Jednotné.
• Rychle dostupné.
• Umístěné v jednom prostoru.

Manažerům a centrálnímu managementu umožňuje

• Systematičtější hodnocení výkonu.
• Efektivnější komunikaci a reportování výsledků.
• Šetřit čas.

Příklady řešení

Mountfield a.s.

• Řízení obchodního výkonu prodejních center a regionů.
• Dashboard pro oblastní manažery prodeje.
• Cca 100 uživatelů používá denně od roku 2011.

Profireal Group

• Komplexní řešení pro řízení výkonu společnosti, organizačních jednotek i procesů.
• Prostředí mezinárodní společnosti.
• 300 KPIs, 400 uživatelů.