Rostoucí význam plánování

Po mnoho let společnosti považovaly své rozpočty pouze za povinný odhad výnosů a nákladů v nadcházejícím roce. Avšak tento přístup se rychle mění s růstem konkurence na trhu a zvyšováním dynamiky organizací. Úspěšné společnosti neustále zlepšují svou schopnost přesně predikovat své budoucí operace a odpovídající potřebu zdrojů. Tím se nejen zvyšuje  důležitost plánovacích procesů, ale mění se i tradiční role tabulkových procesorů a firemních informačních systémů.

Úskalí plánovacího procesu

Avšak tvorba strategického plánu, prodejního forecastu, alokací nákladů nebo rozpočtů může vyžadovat tolik času, práce a dat, že mnoho společností udržuje pouze nezbytně potřebné informace. V mnoha organizacích je toto úsilí tak zatěžující, že se spokojí s dodatečným rozborem toho, co se stalo, namísto průběžně aktualizovaných ukazatelů, které poskytnou vhled do současného výkonu organizace.

Excel?

V mnoha firmách probíhá tvorba a modifikace finančního plánu, případně průběžný forecasting, v systému vzájemně provázaných excelovských tabulek s mnoha klasickými omezeními a problémy, které tento přístup doprovází.

Díky široce rozšířenému používání byl a je Excel jasnou volbou při výběru aplikace pracující s čísly. Pokud ale konsolidujete více sešitů od více uživatelů, historie Excelu jako jednouživatelské aplikace se stává omezením. A k tomu dochází, když plánujete a upravujete   rozpočet.

Přesunem excelovských dat do centrální databáze dosáhneme zjednodušení reportingu a konsolidace a zvýšení produktivity práce každého uživatele.

Plan4s

Aplikace Plan4s na jedné straně odstraňuje problémy původního „čistě excelovského“ přístupu s centralizací, sdílením a distribucí dat (data, algoritmy i parametry jsou uchovávány v centrální plánovací databázi), na druhé straně zachovává uživatelský komfort práce v důvěrně známém a oblíbeném prostředí Excelu.

Aplikace je navržena jako komplexní plánovací systém pro plánování na úrovni centra i jednotlivých organizačních jednotek, s možností plánování „shora“,  „zdola“ i kombinací obou přístupů. Jádrem systému je finanční model, který umožňuje plánovat řadu objektů od obratů nebo stavů na analytických nebo syntetických účtech, přes agregované nebo vypočtené ukazatele, až po klíčové ukazatele výkonnosti. Tam, kde pro plánování již nepostačuje klasický účetní pohled přes účty a organizační jednotky, podporuje systém Plan4s tvorbu vlastních plánovacích modelů, například prodejního plánu, a to ve zvolené struktuře (např. dle zákazníků, produktů, projektů, atd.). Tyto plánovací  modely lze pak napojit na finanční model a mít tak okamžitě  k  dispozici  dopad  změn  prodejního  forecastu a jeho vývoje na plánovaný hospodářský výsledek.

S plánem lze pracovat v měsíční granularitě s možností rozpočítávat roční hodnoty do měsíců dle různých časových křivek založených například na skutečném průběhu hodnot vybraného ukazatele v aktuálním nebo loňském roce.

Proces tvorby a modifikace plánu a forecastu je podporován řadou jednoduchých i sofistikovaných algoritmů, které jsou spravovány prostřednictvím administrátorské aplikace. Samozřejmostí je řešení přístupových práv uživatelů založené na rolích.

Konzistentní a konsolidovaný schválený plán, jeho rozpracované verze i průběžné forecasty jsou ukládány do plánovací databáze pro následnou prezentaci a konfrontaci se skutečností.

Komponenty produktu Plan4s©

•      Plánovací databáze (centrální datové úložiště)

Všechna potřebná data jsou uložena v databázi MS SQL. Jsou tedy uložena na jednom místě a odpadá tak celá řada obvyklých problémů při plánování v souborech.

•      Admin modul (parametrizace a administrace)

Administrátorský modul je desktopová aplikace v prostředí MS Windows, která podporuje proces tvorby a modifikace plánu. Umožňuje nastavení údajů a hodnot pro řízení funkcí plánovacího modulu. Obsahuje řadu parametrů a ukazatelů, které definují a řídí výpočty nebo konfigurují vlastnosti plánovacího modulu. Ve správě modulu se také provádí centrální schvalování budgetu a plánu. Součástí modulu je i administrace přístupových práv.

•      Plánovací modul (tvorba a modifikace plánů)

Samotné plánování jednotlivými uživateli (přispívateli do plánů) probíhá v uživatelsky známém prostředí MS Excel. Ten je rozšířen o další pruh nástrojů (ribbon), na kterém jsou umístěny všechny plánovací funkce.

Při tvorbě plánu je možné využít skutečnost nebo historické plány a jejich typy (budget, plán, …) za jednotlivé roky uložené v plánovací databázi.

Po nastavení parametrů, tj. jaký plán má být vytvořen/upraven, jakých objektů se plánování týká a případně historických zdrojů pro tvorbu plánu, jsou z plánovací databáze načtena příslušná data do nového listu.

Ve všech dimenzích  je možné plánování oběma směry, tedy z celku na detaily i z detailů na celek. Při rozpouštění celku na detaily systém využívá celou řadu výpočtových schémat, například s využitím historických dat. Systém také umožňuje nastavit vlastní vztahy mezi objekty, což vede k dalšímu usnadnění procesu plánování.

Pro přehlednost jsou barevně označeny významově odlišné typy řádků i buňky, které uživatel smí/nesmí editovat.

Tvorbu i úpravy plánu je možno provádět on-line i off-line. Odsouhlasený plán se ukládá do plánovací databáze až po stisku tlačítka Uložit.

Specializované moduly

Řešení je postupně doplňováno a rozšiřováno o další specializované moduly, například pro plánování investic.

V tomto modulu se vytváří plán jednotlivých investičních akcí

s požadovanými parametry. Ze zadaných údajů se automaticky počítají měsíční a roční plány odpisů. Plánované odpisy se pak automaticky promítnou do plánu příslušných nákladových účtů.

Datová rozhraní

Pro dosažení co nejvyšší efektivity práce disponuje Plan4s  datovými rozhraními pro vstup potřebných informací z okolních podnikových systémů.

Tato rozhraní umožňují naplnit klíčové číselníky, jako například účetní osnovu, organizační jednotky, zákazníky, produkty, … Při implementaci řešení je možné datová rozhraní využít také k obohacení plánovací databáze o historické plány a historická data skutečnosti, které mohou být následně využity jako zdroj pro tvorbu nových plánů.

A samozřejmě lze přes datové rozhraní importovat data skutečnosti aktuálního roku a umožnit tak přímo v plánovacím modulu monitoring plnění plánu.

Datová rozhraní jsou připravena pro vstup dat v předem připravených strukturách ve formě csv souborů. Při implementaci je možné vytvořit i napojení přímo na zdroje příslušných dat v primárních informačních systémech podniku.

Přínosy

Plan4s umožňuje organizacím vytvářet podnikové plány, rozpočty a forecasty rychleji a efektivněji.

Můžete vytvářet, porovnávat a vyhodnocovat business scénáře, podmínky, drivery, relace a předpoklady. Přikročte od sledování toho, co se stalo k vyhodnocování what-if scénářů kritických pro budoucí výkon. Výsledkem bude zlepšená předvídatelnost a větší zodpovědnost napříč celou organizací.

• Můžete vytvářet plány a modely odpovídající Vašim business potřebám.
• Strávíte méně času procesem tvorby plánu, více času analýzou.
• Do plánovacího procesu zapojíte lidi napříč celou organizací.
• Vytváříte efektivní plány na základě podnikových dat.
• K řízení plánovacího procesu v organizaci můžete využít podpůrné workflow.

Použitá technologie

Pro instalaci plánovacího modulu:

• Windows Installer 3.1., NET Framework 4.0; Service Pack 1.
• Microsoft Office 2007 Primary Interop Assemblies.
• Visual Studio Tools for the Office System 3.0 Runtime
• Service Pack 1.
• MS Excel 2007, 2010, 2013.

Pro provoz aplikace:

MS SQL Server 2005, 2008  (postačuje edice Express).

Vybraní zákazníci

Jednota, spotřební družstvo Č. Budějovice

Jednota, spotřební družstvo je firma s dlouholetou tradicí  v oblasti maloobchodního prodeje a výroby potravin. Je jedním z největších spotřebních družstev v České republice.

V Jednotě původně probíhala tvorba a modifikace finančního plánu ve stávajícím informačním systému. Tato podpora procesu plánování již nevyhovovala nárokům finančního řízení ani uživatelům.

Změnu přinesla až implementace řešení založeného na produktu Plan4s©.

Při tvorbě plánu management společnosti nejprve stanoví, v souladu se strategickými záměry a vyjednaným podnikatelským záměrem,  obchodně – finanční a ekonomické cíle. Tyto jsou dále rozpracovány až na jednotlivé prodejny a procesy. Centrálně řízené procesy lze snadno plánovat z jednoho místa pro všechny prodejny. Ukazatele, které jsou ovlivnitelné na úrovni prodejen (středisek) pak zpřesňují přímo vedoucí středisek.  Nový systém umožňuje pracovat s více verzemi plánu. Velice důležitá je možnost provázat plánované ukazatele mezi sebou  stanovit závislosti jednoho ukazatele na jiný. To významně zefektivňuje celý proces plánování.

Všechny plány jsou společně s daty skutečnosti přehledně prezentovány formou OLAP kostky s možností všech sofistikovaných analýz, které tato technologie umožňuje.

„Nyní se plánovacího procesu mohou účastnit všichni kompetentní zaměstnanci. Systém podporuje kooperaci více uživatelů, což umožňuje paralelní práci a zrychlení celého plánovacího procesu včetně průběžných změn. Řada užitečných funkcionalit, které máme v systému k dispozici, významně zefektivňuje celý proces plánování.“

Josef Szylar, ekonomický náměstek

Modifikaci plánu lze provádět i úpravou příspěvku na krytí. Plány i forecasty je možné také verzovat, vybraná verze plánu/forecastu je pak uložena do datového skladu pro účely finančního reportingu a analýz.

Konica Minolta Business Solutions Czech, spol. s r.o.

Společnost Konica Minolta Business Solution Czech, spol. s r.o. je předním dodavatelem komplexních tiskových a dokumentových řešení. Konica Minolta tato řešení nejen prodává či pronajímá, ale zajišťuje i jejich poprodejní podporu a servis. V oblasti manažerských informací je tak největší důraz kladen právě na analýzy těchto klíčových procesů.