Společnost Konica Minolta Business Solution Czech, spol. s r.o. je předním dodavatelem komplexních tiskových řešení, zabývá se především prodejem či pronájmem tiskové a kopírovací techniky a jejich následným servisováním. V oblasti manažerských informací je tak největší důraz kladen právě na analýzy těchto klíčových procesů. Proto jsou oblasti Prodej a Servis také nejdůležitějšími součástmi řešení BI/DW. To zahrnuje ještě oblasti Finance, Pohledávky, Závazky, Nákup a Zásoby a pokrývá tak kompletní informační potřeby různých typů uživatelů.

• Popis řešení
• Přínosy řešení
• Technické řešení
• Citace

Popis řešení

Společnost Konica Minolta Business Solutions Czech, spol. s r.o. se rozhodla implementovat Manažerský informační systém na podzim roku 2005. Primární informační systém Navision již neposkytoval dostatečnou analytickou funkcionalitu. Od jeho nasazení se v něm nahromadilo velké množství dat a společnost Konica Minolta neměla k dispozici nástroje, které by jí umožnily tato data efektivně využít. Nejvhodnější k tomuto účelu se ukázalo vybudování datového skladu s multidimenzionálním datovým prostorem a jeho zpřístupnění vhodným analytickým nástrojem.

Jako dodavatel řešení byla vybrána společnost Ambica s. r. o., která nabídla několik možných přístupů.

Pro oblasti Financí, Nákupu, Zásob a Závazků se ukázalo jako dostačující standardní řešení MIS nad IS Navision.

Oblast Servis (Servisní zakázky a Servisní smlouvy) – byla řešena od základů projektovým přístupem „na klíč“.

Celé řešení je vybudováno na platformě Microsoft, využívá technologie MS SQL Server 2000 (databáze datového skladu), MS Data Transformation Services (transformace dat) a MS Analysis Services (multidimenzionální datový prostor). Jako nástroj pro přístup uživatelů k datům je používána technologie ProClarity (produkt stejnojmenné firmy z USA), která je po několik posledních let celosvětově nejrozšířenější technologií pro analýzu dat nad OLAPem Microsoftu.

Prodej

Oblast Prodej je řešena samostatným datamartem, do kterého jsou integrována data z více zdrojů. Informace o množství a hodnotě prodeje plynou z fakturačních dat. Pro pronájmy strojů je ve společnosti Konica Minolta vybudován samostatný aparát, který je dalším zdrojem dat. Ze skladových pohybů je pak dohledána informace o nákladech na jednotlivé prodeje.

Do oblasti Prodeje byla implementována celá řada specifik společnosti Konica Minolta. Příkladem je podpora analýzy prodeje tzv. Setů – případů, kdy se zboží prodává v různých sestavách a je potřeba analyzovat obchodní úspěšnost jednotlivých setů. Zároveň bylo třeba sety „rozložit“ a napočíst jejich prodeje k jednotlivým součástem, aby existoval kompletní přehled. Dalším příkladem může být zapracování specifického aparátu, kterým ve společnosti Konica Minolta rozdělují jednotlivé prodeje například na více obchodníků.

Pohledávky a hodnocení platební morálky zákazníků

Datamart pro úlohu Pohledávky a hodnocení platební morálky zákazníků je koncipován tak, aby přinášel nejen informace o aktuálním saldu jednotlivých zákazníků, ale současně poskytoval i možnost analýzy vývoje salda v časových řadách. Jedině tak je možno adekvátně vyhodnotit platební morálku obchodních partnerů a zefektivnit práci s nimi. Pohledávky je kromě standardních dimenzí (čas, zákazníci, obchodníci, prodlení) možno analyzovat podle celé řady pro společnost Konica Minolta specifických kritérií, která byla v rámci implementace zapracována. Přímo v prostředí MISu je možno získat detailní informaci o jednotlivých dokladech.

Profitabilita zákazníků

Profitabilitu zákazníka není možné hodnotit pouze na základě údajů z fakturace, tedy absolutně či procentuálně vyjádřené dosažené marže. Ke komplexnímu vyhodnocení příspívá i celá řada dalších ukazatelů vycházejích z jiných datových zdrojů.Společnost Konica Minolta využívá aplikaci pro hodnocení profitability zákazníků založenou na postupném výpočtu hrubého zisku.

Algoritmus nápočtu ukazatelů ze zdrojů dat (obratů na účtech, údajů na fakturách, údajů ze servisní oblasti, …) není dán pevně, ale je možné ho parametrizovat a ovlivnit tak do značné míry strukturu i obsah výstupů.

Kromě reportu profitability zákazníků poskytuje řešení možnost další analýzy informací z této oblasti.

Servis

Informace, které dosud poskytoval primární informační systém, byly velmi omezené a neumožňovaly efektivní řízení a vyhodnocování servisních činností. K dispozici byly pouze finanční ukazatele.

Řešení datového skladu umožňuje integrovat data z primárního systému Navision s daty z dalších zdrojů, která pro své potřeby Konica Minolta evidovala, ale nemohla být komplexně a integrovaně využívána.

Detaily o servisních zásazích pořizují servisní technici v terénu do „kapesních počítačů“ PDA. Tato data se on-line přenášejí do tzv. databází servisních techniků a replikují se s informačním systémem Navision. Řešení Servisu v datovém skladu umožňuje vidět především výkonnostní ukazatele servisu (např. rychlost vyřizování zakázek, průměrná doba jízdy, …), které jsou nutností pro efektivní řízení servisní organizace a přímo z informačního systému je nelze jednoduše získat.

Předmětem servisu se chápe vše, co se prodává přes značku Konica Minolta a má charakter stroje. Výstupy umožňují uživatelem požadovanou kategorizaci předmětů servisu podle skupiny produktu, segmentu, technologie, modelu. Předměty servisu je možné analyzovat dle dodavatele, zákazníka a servisních zón. Sleduje se řada specifických ukazatelů, které mimo jiné indikují například profit z jednotlivých předmětů servisu nebo jejich skupin/typů (výnosy, náklady, doby oprav, počty servisních zásahů, …).

V oblasti Servisních zakázek se analyzuje poruchovost předmětů servisu, odezvy a kvalita vyřízení zakázek. Pokud zakázka nemůže být vyřešena jedním servisním zásahem, automaticky přechází do stavu servisního požadavku a k sobě má navázáno několik servisních zakázek (zásahů). Na základě evidovaných údajů je možné provádět i vyhodnocení rychlosti a kvality práce jednotlivých servisních techniků.

V oblasti Servisní smlouvy se analyzuje vývoj smluv, jejich výtěžnost (náklady, výnosy), vývoj paušálů a oprav. Do této oblasti se prolínají informace (tedy i dimenze) z oblastí předmětů servisu a servisních zakázek s doplněním o specifické dimenze pro smlouvy (členění smluv, skupiny smluv, pool (souhrnná smlouva), datum instalace, datum platnosti, datum smlouvy, papír (zda se na smlouvu fakturuje papír), stav, příčiny, obchodní zástupce, oblasti a skupiny smluv, typ služeb).

Přínosy řešení

Nová technologie přináší nesporně rychlé, intuitivní, flexibilní zobrazování integrovaných dat z primárních informačních systémů.

• Rychlost
  - Okamžitě dostupné pohledy na agregovaná data i jejich detaily
• Komplexnost
  - Úplná informace o problému dosažitelná díky integraci dat z více datových zdrojů.
  - Například: Kdo, kdy, komu, co, kolik, za kolik a s jakým ziskem prodal, porovnání s plánem, …
• Zobrazení dat
  - Nové interaktivní pohledy na data. Tyto pohledy v primárním informačním systému neexistovaly, nebyly přístupné širšímu okruhu uživatelů, nebo byly vytvářeny na vyžádání nestandardně a s určitými omezeními pracovníky IT
  - Usnadnění reportingu do zahraničí na základě definovaných výstupů
  - Ad-hoc formulace „požadavků“ na nové pohledy na data
• Bezpečnost
  - Přístup uživatelů k datům na základě centrálně řízených přístupových práv
• Revize dat v primárním systému
  - Konfrontace dat primárního systému a výstupů MISu poskytuje stálou kontrolu algoritmů v primárním systému, jejich změn, a druhotně umožní i kontrolu metodiky nových procesů, resp. zobrazení těchto procesů v systému MIS.

Technické řešení

Řešení je založeno na platformě Microsoft. Základem je vícevrstvý Datový sklad. Nultou vrstvu tvoří „kopie“ primárních dat z ERP systému Navision.

Pomocí ETL procesů jsou data z nulté vrstvy čištěna a transformována do první vrstvy. Tím je jednak eliminována případná nekonzistence zdrojových dat a také jsou doplněny údaje potřebné pro další zpracování v datovém skladu.

První vrstva slouží jako zdroj pro datamarty základních oblastí, u kterých není potřeba provádět složitá odvození (Finance, Nákup). V jejím rámci se také provádějí další transformační a integrační úlohy, jejichž výsledkem jsou faktové tabulky pro specializované datamarty dalších oblastí (Prodej, Pohledávky, Zásoby, Závazky a Servis).

Druhou vrstvu tvoří jednotlivé kostky, které jsou navrženy jako MOLAP se 100% výkonem.

Aktualizace datového skladu je zajištěna automaticky spouštěným jobem a probíhá každou noc. O výsledku aktualizace je správce informován mailem.

Uživatelé přistupují k OLAP kostkám prostřednictvím ProClarity Analytics Serveru, kde jsou publikovány jednotlivé pohledy. Uživatelé mohou k analýzám využít dvou typů OLAP klientů – WEB Standard a WEB Professional. Uživatelé tohoto nástroje nepotřebují pro získávání informací znát struktury dat uložených v databázi, k suverénnímu ovládání nástrojů plně postačuje znalost obchodní problematiky.

Citace 

"Vedení společnosti Konica Minolta při vyhodnocování výběrového řízení na dodavatele nadstavby informačního systému posuzovalo především tato kriteria:

• schopnost vyhovět požadavkům na datové výstupy a možnost jejich dalšího snadného rozšiřování
• jednotné a flexibilní řešení pro různé oblasti činnosti firmy
• rychlost implementace a náročnost pro pracovníky firmy (max. 3 měsíce na analýzu a implementaci)
• rozsah a kvalitu řešení v porovnání s cenou
• profesionalitu dodavatele a znalost prostředí Navision

Již při podání první informativní nabídky se firma Ambica zařadila na čelo menší skupinky dodavatelů, kteří postupovali kompetentně, věcně a přesně reagovali na požadavky Konicy Minolty. Solidní přístup firmy Ambica, znalost prostředí, kvalita zaměstnanců, úroveň organizace práce a výborná komunikace ve fázi výběrového řízení přispěly k jednoznačnému rozhodnutí vedení firmy. Také cena nabízeného řešení včetně značného rozsahu úprav na zakázku se v závěrečném kole výběrového řízení ukázala jako velmi přijatelná. Rozhodování tedy nebylo příliš složité a mělo jednoznačný výsledek.

I následně při provádění analýzy a při vlastní implementaci se prokázaly velmi dobré kvality firmy Ambica podobně jako ve výběrovém řízení. Profesionalita členů týmu Ambicy usnadnila nalézání řešení i v dosti problematických oblastech a zajistila splnění harmonogramu implementace. Rovněž konečná dodávka jednotlivých modulů byla provedena kvalitně a nevyžadovala příliš náročný proces složitých akceptací a následných reklamací. Firma pružně reagovala i na případné dodatečné požadavky a velmi rychle je zapracovala do dodatečných řešení.

Výsledkem prvotní relativně krátké implementace byla sada datových kostek, která umožňuje pohledy na všechny klíčové procesy ve firmě a usnadňuje orientaci managementu všech úrovní. Systém přináší kvalitní podklady pro rozhodování, pro kontrolu plnění cílů společnosti, pro koncernový reporting, pro podrobné analýzy výsledků i problematických míst. Systém je natolik flexibilní, že umožňuje snadno tvořit uživatelské pohledy, spojovat data z různých oblastí. Po pozitivních zkušenostech se základními moduly se Konica Minolta rozhodla postupně rozšiřovat možnosti výstupů i na další oblasti."

Pavel Zedníček, finanční ředitel a jednatel společnosti Konica Minolta
Business sponzor projektu a garant oblastí Finance, Pohledávky, Závazky

"Jako dodavatel řešení byla vybrána společnost Ambica, která jako jediná nabízela „hotový“ MIS nad IS Navision. Kromě připraveného produktového řešení se společnost Ambica prokázala znalostí klíčových technologií a reálnými praktickými zkušenostmi z několika realizovaných projektů.

Požadavkem naší společnosti byla rychlá a profesionální implementace. Tento požadavek byl firmou Ambica beze zbytku splněn. Nasazení několika týmů umožnilo realizovat více oblastí současně. Převážná část řešení byla předána uživatelům již do 3 měsíců od zahájení prací, zbývající část řešení byla dokončena podle harmonogramu projektu.“

Petr Valenta, ředitel IT
Manažer projektu za Konicu Minoltu