Situace

Manažeři Profireal Group využívali pro manažerská rozhodování a analýzy trhu data pocházející z mnoha různých informačních systémů, interních i externích datových zdrojů. Data byla uložena v různých formátech, fyzicky umístěná na různých serverech i klientských stanicích, v některých případech navíc dostupná pouze prostřednictvím speciálních klientských aplikací. Pro analytiky bylo časově velmi náročné připravovat analýzy požadované jednotlivými manažery, zvláště pokud analýza měla odhalit vztah mezi daty z různých zdrojů. Z těchto důvodů se využívání dat často omezovalo na jednoduché reporty a přehledy, chyběly funkční závislosti mezi jednotlivými reporty apod. Management Profireal Group se rozhodl řešit situaci nasazením Manažerského Informačního Systému (MIS), jehož jádrem je datový sklad.

Řešení 

Do první etapy implementace MISu byl zařazen finanční reporting. Návrh řešení byl vytvořen se záměrem datově pokrýt potřeby zadaných reportů a navíc poskytnout potřebnou analytickou funkcionalitu. Na základě tohoto návrhu pak byly definovány datové zdroje, způsob jejich zpracování v datovém skladu a vytvořeny datové OLAP kostky. Jednotný systém reportingu a analytických pohledů na data stanovil pro každého uživatele pro něj důležité a uchopitelné ukazatele a jejich rozpad. Cílem řešení je též analýza odchylek skutečnosti od plánu a dále uvažovaná podpora při procesu plánování.

Architektura

Jádrem řešení je datový sklad (DWH) realizovaný na platformě SQL Server 2005. Všechny datové zdroje jsou nejprve importovány do nulté vrstvy datového skladu, a to v původní podobě.
Následně probíhá čištění, transformace a uložení těchto dat do první vrstvy DWH. Ta je pak konsolidovaným zdrojem pro tvorbu dimenzionálních a faktových tabulek, které jsou součástí druhé vrstvy DWH. Při vytváření dimenzionálních tabulek dochází k podrobnému zpracování dostupných číselníků a různých typů převodových můstků. Prvky těchto dimenzí jsou doplněny o požadované atributy (vlastnosti) a uspořádány tak, aby z nich bylo možné vytvořit hierarchické struktury dimenzí. Faktové tabulky vycházejí z transakčních dat, která jsou zpracovávána v požadované granularitě.
Tato druhá vrstva DWH je předobrazem multidimenzionálního datového prostoru s OLAP kostkami na platformě SQL Server Analysis Services 2005. Data v těchto kostkách jsou uživatelům zpřístupněna prostřednictvím reportů a analytických nástrojů.

Datové zdroje

Pro potřeby MISu byly využity dva typy datových zdrojů

•   Účetní systémy jednotlivých společností (IS TWIST Inspire, …).
•   Externí datové soubory.

Úvodní analýza, kterou provedli řešitelé společnosti AMBICA, spočívala ve stanovení jednotné podoby zdrojových datových souborů, ze kterých bude řešení vycházet. Společnosti skupiny Profireal Group v jednotlivých zemích totiž využívají různé informační systémy. Zdrojem pro datový sklad jsou soubory (*.csv, *.xls), které se ukládají na centrální server v předepsané struktuře a v definovaném čase.

Z účetních systémů byly získány základní účetní informace (deníky, faktury). Smysluplné sjednocení dat z jednotlivých zemí ale předpokládalo zejména vytvoření jednotné (nadnárodní) účetní osnovy a organizační struktury.
Jednotnou „groupovskou“ účetní osnovu sestavilo finanční oddělení korporace. Pro potřeby zařazení lokálních účtů do „groupovských struktur“, tj. platných v rámci celé Profireal Group, byly pro jednotlivé země vytvořeny převodové můstky. Z důvodů historických změn v lokálních účetních osnovách a potřeby vyrovnat se s takovými změnami i v budoucnu, byl vyvinut univerzální převodový můstek, který je schopen zachytit ony změny v čase a promítnout je do finální podoby dimenze „účtů“ v kostce.
Rovněž byla nadefinována společná organizační struktura a k ní dodán převodový můstek pro namapování lokálních středisek na střediska korporátní.

Kromě již zmíněných datových zdrojů zpracovává datový sklad např. soubory pro korekce, plán, externí ukazatele pro potřeby reportů a soubor pro kurzy, který obsahuje roční kurzy pro převod mezi měnami zemí jednotlivých společností.

Reporting a analýzy

Samotný reporting je pak řešen sadou reportů v prostředí SQL Server Reporting Services. Reporty jsou k dispozici všem společnostem skupiny a poskytují kumulované i detailní informace jak v nových „groupovských“ strukturách (organizační jednotky, účetní osnova), tak v původních „lokálních“ identifikacích. Zvolené prostředí a použitá technologie umožňují rozpad vybraných řádků reportů až k prvotním dokladům.

Příklady reportů:

• Revenues / Expenses
  Výnosy / náklady ve struktuře groupovské účetní osnovy s možností rozpadu až na analytiky lokálního účetního systému. Pro každou úroveň groupovské osnovy je porovnávána realita s plánem a minulým rokem. Jsou k dispozici i rozpady až na detail prvotních účetních dokladů.
• Cost Centre
  Výdaje (náklady) jednotlivých groupovských středisek dle zvolených skupin nákladů a časového období.
• KPI
  Klíčové ukazatele výkonnosti (příjmy, výdaje, závazky, pohledávky, lidské zdroje a vybrané ukazatele finanční analýzy) za jednotlivé společnosti - rychlý přehled dosažených výsledků k vybranému měsíci.
• Cash-Flow
  Skutečnost a plán jednotlivých ukazatelů oblasti Cash-Flow.
• Trading Income
  Ucelené informace o výsledcích hospodaření jednotlivých společností ve zvoleném období.

Kromě reportů mají vybraní uživatelé k dispozici i analytické prostředí. Analytický nástroj ProClarity umožňuje manažerům a analytikům přístup k datům organizovaným v OLAP kostkách a rozšiřuje využití reportingového systému o analytickou funkcionalitu. Uživatelé tak mohou provádět ad-hoc analýzy nebo vytvářet analytické výstupy pro opakované využívání dalšími analytiky nebo manažery skupiny.

Implementace systému

Manažerský informační systém - v popsaném rozsahu – byl nejprve implementován ve společnosti PROFI CREDIT Czech, a.s. a poté postupně nasazován do ostatních společností skupiny Profireal Group. Od ledna 2010 je v provozu již celé korporátní řešení.

Dovětek

Při realizaci byla vyřešena nejedna technologická výzva, vyplývající jednak z nadnárodní struktury společnosti, jednak ze specifických požadavků uživatelů. Za zmínku stojí např. vytvoření podpory pro vkládání komentářů k výsledkům ve finančních reportech a výkazech. To umožňuje manažerům přímo v reportech komunikaci nad jednotlivými čísly, například mezi manažerem odpovědným za plnění určitého ukazatele a jeho nadřízeným. Uživatelé pak mají k dispozici i celou historii komunikace (komentářů) k tomuto ukazateli, samozřejmě v závislosti na přístupových právech.
Díky sjednoceni účetní osnovy a organizační struktury pro všechny země a společnosti a převodu lokálních měna na EUR podporuje řešení také porovnání údajů z jednotlivých společností i pohled na korporaci jako celek.

Přínosy

Integrace dat do jednotné struktury a místa a využívání technologie datového skladu přinesly manažerům společnosti očekávané efekty. Průběžné vyhodnocování ukazatelů společnosti není pracné a dobře monitoruje dosahované výsledky. Řešení umožnilo:

• Integraci dat z různých datových zdrojů a vytvoření jediného konsolidovaného datového úložiště pro finanční reporting pro všechny společnosti skupiny Profireal Group.
• Dostupnost jednotně strukturovaných dat pro tvorbu reportů a analýz.
• Dostupnost dat uživatelům ze všech společností a zemí prostřednictvím webového klienta.
• Bezpečnost informací před neoprávněným přístupem nebo ztrátou. 
• Analytickou funkcionalitu - možnost provádění ad-hoc i předem připravených analýz.
• Možnost porovnání údajů z jednotlivých společností i konsolidovaný pohled na korporaci jako celek.
  

Citace

„Hlavním cílem projektu „Nákladový controlling“ skupiny PROFIREAL Group je zvýšení efektivnosti vynaložených finančních prostředků a zvýšení konkurenceschopnosti společností skupiny na trhu.

Instrumentem pro získání relevantních manažerských informací bylo zvoleno softwarové řešení MIS a s tím spojené zavedení vnitropodnikových procesů založených na práci s daty poskytovanými prostřednictvím MIS. Dále pak nákladovým managementem založeným na stanovení odpovědnosti a ukazatelů hospodárnosti na všech úrovních organizačních článků všech společností skupiny.

Dalšími cíli je zvýšení uživatelské přívětivosti prostředí pro Top management a dílčí restrukturalizace způsobená praktickými poznatky a požadavky, zejména pak zrychlení odezvy reportů na maximální délku v řádu jednotek sekund, což však aktuální řešení neumožňuje.

V dalším rozvoji „Nákladového controllingu“ je dále uvažováno o rozšíření aktuálního portfolia dat o využití MIS v procesu forecastování a plánování.“

David Říha, Financial Analyst for CE – Senior, PROFI CREDIT Czech, a.s.