Jednota, spotřební družstvo je firma s dlouholetou tradicí v oblasti maloobchodního prodeje a výroby potravin. Je jedním z největších spotřebních družstev v České republice. V Jednotě původně probíhala tvorba a modifikace finančního plánu ve stávajícím informačním systému. Tato podpora procesu plánování již nevyhovovala nárokům finančního řízení ani uživatelům.

Situace

Při plánování postrádala Jednota především:

• operativnost tvorby ukazatelů (vzorců)
• verzování plánu
• centrální plánování do středisek
• automatizované plánování v závislosti na již naplánovaných ukazatelích (např. plán ztratného v závislosti na plánu tržeb)
• plánování investic
• větší „komfort“ informace o ukazateli v okamžiku jeho plánování (dnes vidí uživatel k ukazateli jeho historii za libovolné období, různé verze plánu, což pomáhá při odhadech a stanovení cílů na další plánovaná období)
• možnost plánovat i jiné než finanční ukazatele, jako jsou např. m² prodejní plochy, produktivita práce…
• podporu práce s forecastem (kombinace skutečnosti a plánu v průběhu roku)

Změnu přinesla až implementace řešení založeného na produktu Plan4s©.

Řešení

Plánovacího procesu se nyní účastní všichni kompetentní zaměstnanci. Management společnosti nejprve stanoví, v souladu se strategickými záměry a vyjednaným podnikatelským záměrem,  obchodně - finanční a ekonomické cíle. Tyto jsou dále rozpracovány až na jednotlivé prodejny a procesy. Další výhodou je, že centrálně řízené procesy lze snadno plánovat centrálně z jednoho místa pro všechny prodejny.

Nový systém umožňuje pracovat s více verzemi plánu. Velice důležitá je možnost provázat plánované ukazatele mezi sebou – stanovit závislosti jednoho ukazatele na jiný. To významně zefektivňuje celý proces plánování.
Například v závěru roku 2009 byly provedeny dílčí změny plánu s využitím funkce přeplánování pomocí indexace – stanovení procenta pro novou hodnotu ze staré. Závislé ukazatele se pak přepočítají automaticky. Zde se také ukázala výhoda propojení plánovacího systému s primárním systémem a každodenní aktualizace dat skutečnosti.

V roce 2009 byl též implementován rozšiřující modul pro plánování investic, který umožňuje rozplánovat některé účty do úrovně jednotlivých investičních akcí, přičemž za investici je možno považovat i akci, která vstoupí přímo do nákladů. Nová funkcionalita byla využita již pro tvorbu budgetu na rok 2010.

Všechny plány jsou společně s daty skutečnosti přehledně prezentovány formou OLAP kostky s možností všech sofistikovaných analýz, které tato technologie umožňuje.

Citace

„Nyní se plánovacího procesu mohou účastnit všichni kompetentní zaměstnanci. Systém podporuje kooperaci více uživatelů, což umožňuje paralelní práci a zrychlení celého plánovacího procesu včetně průběžných změn. Řada užitečných funkcionalit, které máme v systému k dispozici, významně zefektivňuje celý proces plánování.“

Josef Szylar, ekonomický náměstek